Tehdään tämä asia heti alkuun selväksi. Tulevaisuutta ei voi ennustaa. Ainakaan siinä merkityksessä, kuinka keskivertokansalainen termin ymmärtää.
Eräs asiakas lausui minulle mieleenpainuvat sanat:
”Enhän minä voi tietää, koska asiakas päättää ostaa, eikä siinä mikään budjetointijärjestelmä auta. En ole ajatustenlukija.”
Kuinka ihmeessä sitten on mahdollista, että useat yritykset onnistuvat kertomaan etukäteen hämmästyttävän tarkasti tulevien kuukausiensa tai jopa vuosien taloudellisen suoriutumisensa?
Joissakin tapauksissa kyse saattaa olla siitä, että on olemassa yrityksiä joiden liiketoiminnan budjetointi ja ennustaminen kuukausien päähän on äärimmäisen helppoa. Muuttujia voi yksinkertaisesti olla niin vähän, että pelkkä sivistynyt arvaus osuu yleensä oikeaan.
Esimerkki aivan toisesta ääripäästä voisi olla nuori kasvuyritys, jossa päivittäiset onnistumiset ovat elinehto. Varmaa on vain se, että kaikki on epävarmaa. Jostakin syystä osa näistäkin yrityksistä onnistuu silti osumaan naulan kantaan kuukausi toisensa jälkeen.
Taikuutta vai tuuria?
Valitettavasti ei kumpaakaan. Todellisuus on paljon tylsempi. Budjetoinnissa ja ennustamisessa kyse on johdonmukaisesta tavoitteiden asettamisesta.
Lukuja ei ole heitetty hatusta, vaan yrityksellä on päämäärä, jota kohti se kulkee. Lisäksi menestyviä ja kasvuhakuisia yrityksiä yhdistää usein se, että niillä on palava halu saavuttaa asetetut tavoitteet.
Tavoitteiden asettamisessa on oltava ehdottoman realistinen. Haaveilu tekee kyllä hyvää itse kullekin aina välillä, mutta budjetin ja ennusteiden laatimisessa kannattaa olla realisti. Pilviä hipovat tavoitteet ilman johdonmukaisia perusteluita johtavat epäonnistumiseen. Kun tavoitteista jäädään kerta toisensa jälkeen, saattaa se vaikuttaa motivaatioon ja tekemisen laatuun.
Toisaalta liian matalalle asetetut tavoitteet eivät pakota poistumaan omalta mukavuusalueelta ja lopputulos ei yleensä ole paras mahdollinen.
Oikean tavoitetason löytäminen voi viedä aikaa, mutta yleensä löytyy kokemuksen kautta.
Budjetointi on jatkuvaa oppimista
Harva on seppä syntyessään ja sama koskee budjetointia. Kun suunnittelet liiketoimintaa johdonmukaisesti, huomaat budjettien ja ennusteiden pitävän paremmin ja paremmin paikkaansa kerta toisensa jälkeen.
Osa tarkkuuden paranemisesta saattaa johtua itselle sopivan budjetointitavan löytymisestä. Opit ymmärtämään entistä paremmin, kannattaako myyntiä ennustaa tuotteittain, asiakkaittain vai kenties myyjittäin ja kannattaako henkilöstö budjetoida henkilötasolla vai tiimeittäin.
Vielä tärkeämpää on kuitenkin se, että jatkuva budjettien laatiminen auttaa ymmärtämään omaa liiketoimintaa entistä tarkemmalla tasolla. Johdonmukaisen budjetoinnin, ennustamisen ja toteumaseurannan kautta sinulle muodostuu entistä parempi näppituntuma omasta liiketoiminnastasi.
Höh, eikö sittenkään mitään yliluonnollista?
Osuvien budjettien ja ennusteiden laatimiseen ei siis tarvita kristallipalloa. Riittää, että tiedät mitkä ovat omat tavoitteenne ja pystytte perustelemaan kuinka ne saavutetaan.
Ennen varsinaista budjetoinnin ja ennustamisen aloittamista tulee varmistua siitä, että budjetointitapa on oikea. Varmistu, että käytetyt budjetti- ja ennustepohjat kuvaavat liiketoimintaasi mahdollisimman tarkasti. Budjetointiin ja ennustamiseen on löydettävä oikea näkökulma.
Vain harvoin budjetti kannattaa laatia syöttämällä lukuja suoraan tili- tai tiliryhmätasolle. Budjetit ja ennusteet saadaan tarkemmiksi hyödyntämällä osabudjetteja. Osabudjetit, kuten myynti-, henkilöstö-, osto- ja investointibudjetit on luotava yrityksen tarpeita vastaaviksi. Valmiit budjettipohjat eivät läheskään aina mahdollista budjetointia ja ennustamista liiketoiminnan ehdoilla.
Käytä tarvittaessa asiantuntijaa
Budjetointi ja ennustaminen ovat toimintoja, joita ei luonnollisesti voida täysin ulkoistaa. Tuskin kukaan yrityksen ulkopuolinen taho voi ennustaa esimerkiksi yrityksen myyntiä tai tulevaisuuden tuotekehitysresursseja.
Budjetoinnin ja ennustamisen prosessin suunnitteluun sen sijaan kannattaa hyödyntää asiantuntijaa tarpeen mukaan. Budjetointia aloitteleva yritys saattaa saada suuren hyödyn, kun joku asiaan perehtynyt osaava henkilö kertoo näkemyksensä siitä, mitkä tavat ovat todettu toimiviksi ja mitkä eivät.
Toisaalta myös monet kokeneet talousjohtamisen asiantuntijat voivat joskus tarvita ulkopuolista asiantuntijaa ja sparraajaa. Jokainen meistä varmasti tietää, kuinka helppo omiin tuttuihin tapoihin on jämähtää ja tällöin ulkopuolisesta näkemyksestä on suuri apu.
Varsinainen oman yrityksen budjetointi ja ennustaminen ovat kuitenkin asioita, joiden asiantuntijoiksi voivat oppia vain yrityksen johto ja muut budjetointiprosessissa mukana olevat henkilöt.
