Jaan kanssanne nyt pysäyttävimmän perustelun sille, miksi budjetointi ei kannata. Tiesin heti lauseen kuultuani, että nyt sain hyvää materiaalia blogiin ja kysyin luvan lauseen käyttämiseen. Nimeä en kuitenkaan halua mainita, vaikka tiedän, ettei hän siitä pahastuisi.
”Budjetti on sikariportaan keino körmyyttää työntekijöitään” – Yrittäjä X
Ei kyse vallankäytöstä
Kyseinen yrittäjä on ilmeisesti työskennellyt jossakin vaiheessa työuraansa organisaatiossa, jossa budjetointi on ymmärretty täysin väärin. Kieltämättä budjetointi terminä liitetään edelleen niin sanottuun ylhäältä johtamiseen, jossa yhteistyöllä ei ole jalansijaa.
Tänä päivänä budjetoinnissa ei pitäisi olla kyse työntekijöiden rajoittamisesta tai vallankäytöstä, vaan tavoitteiden asettamisesta ja yrityksen suunnan määrittämisestä.
Taitavasti toteutettuna budjetti voi olla myös erinomainen tapa sitouttaa henkilöstöä.
Budjetoinnin joukkuepeliä
Organisaation näkemys liiketoiminnan eri osa-alueista kannattaa hyödyntää mahdollisimman laajasti. Organisaatioissa on käytössä valtava määrä tietoa, jota ei kannata jättää hyödyntämättä. Esimerkiksi eri osastoista ja toiminnoista vastaavat henkilöt pystyvät katsomaan omia vastuualueitaan aivan eri näkökulmasta kuin yrityksen talousjohto. Miksi jättäisit tämän tiedon hyödyntämättä?
Osa-alueista vastaavilla henkilöillä on varmasti kaikista paras näkemys siitä, millaiset asiat päivittäiseen suoriutumiseen vaikuttavat.
Toisaalta työntekijöiden mukaan ottaminen budjetointiprosessiin on erinomainen tapa sitouttaa. Työntekijöiden näkökulmasta on palkitsevampaa paiskia töitä tavoitteiden saavuttamiseksi, kun niiden asettamisessa on saanut olla mukana.
Esimerkki myynnin budjetoinnista
Otetaan esimerkiksi mieliosabudjettini, myyntibudjetti.
Kenellä voisi olla parempi näkemys tulevien kuukausien potentiaalisista kaupoista kuin myyjällä itsellään. Johdolla saattaa olla kyllä odotuksia, mutta ne eivät välttämättä ole identtiset myyjien näkemysten kanssa. Budjetti on työkalu, jota voidaan nivoa nämä näkemykset toimivaksi kokonaisuudeksi.
Päätäntävaltaa ei tietenkään voida hajauttaa organisaatioon, mutta kentältä saatava tieto kannattaa hyödyntää. Yrityksen budjetoinnista vastaava henkilö kasaa osabudjettien tiedot tulos- ja tasebudjeteiksi ja varmistaa, että kokonaisuus vastaa yrityksen linjaa. Ota siis myyjä mukaan myyntiennusteiden laatimiseen ja anna hänen syöttää omat ennusteensa budjettiin, jos mahdollista. Näin saat ensikäden tietoa kentältä.
Tehokkailla työkaluilla budjetointivastuu on todella helppo hajauttaa organisaatioon oikeille ihmisille turvallisesti.
Ei koske pelkkää myyntiä, vaan koko organisaatiota
Myyntiennusteet ovat hyvä esimerkki budjetoinnin ja ennustamisen vastuun hajauttamisesta. Budjetointi ja ennustaminen eivät kuitenkaan ole pelkkään myynnin ennustamista. Hyödynnä budjetointivastuun hajauttamisesta myös muiden osabudjettien ja dimensioiden budjetoinnissa.
Budjetointivastuun hajauttaminen on helppoa
Asiakkaiden kanssa keskustellessa olen saanut kattavan kuvan siitä minkälaisia haasteita budjetoinnin hajauttamiseen liittyy. Muun muassa tiedon rajaaminen ja tarvittava salaaminen, kaavojen suojaaminen ja versiohallinta aiheuttavat päänvaivaa budjetoijille.
Nämä ovat haasteita, jotka koskevat lähinnä Excel-budjetointia. Budjetointivastuun hajauttaminen on Finazillan budjetoinnin avulla teknisesti hyvin yksinkertaista, eikä muodostu ongelmaksi.
Ole meihin yhteydessä niin näytämme kuinka budjetointivastuun hajauttaminen tapahtuu käytännössä Finazillan avulla.
