Kassavirta on monelle yrittäjälle ja taloushallinnon parissa työskentelevälle henkilölle erityisen mielenkiintoinen aihe. Se on jotakin hyvin konkreettista, koska jokainen ymmärtää, mitä kilisevät ja kahisevat eurot kassassa merkitsevät. Myynti tuo rahaa kassaan ja laskuja maksamalla rahavarat vähenevät – näinhän se menee ainakin rajusti yksinkertaistaen.
Kaikessa yksinkertaisuudessaan kassavirta on myös ehkä eniten hämmennystä aiheuttava aihe taloushallinnon ja talousjohtamisen saralla.
Ei ole lainkaan harvinaista, että hyvinkin kannattava yritys törmää kassavirtahaasteisiin. Siksi aiheeseen on syytä perehtyä hieman syvällisemmin. Varsinkin rahavarojen ennustaminen pidemmälle kuin muutamien viikkojen päähän on paljon muutakin kuin pankkitilin saldon kyttäämistä.
Tässä artikkelissa pyrin avaamaan kassavirtaennustamisen perusperiaatteita.
Kassavirtaa on kahta eri sorttia
Karkeasti kassavirran ennustaminen voidaan jakaa kahteen eri kategoriaan; lyhyen ajan kassavirtaennustaminen ja pitkän ajan kassavirtaennustaminen. Vaikka molemmissa on kysymys rahavarojen kehityksen ennakoimisesta, ovat ne luonteeltaan hyvin erilaisia.
Finazillassa on kattavat työkalut sekä lyhyen, että pitkän kassavirran ennustamiseen.
Lyhyen ajan kassavirta
Lähtökohtaisesti lyhyen ajan kassavirran ennustamiseen riittää aivan tavallinen maalaisjärki. Plus- ja miinuslaskujen hallitseminen riittää jo pitkälle, eikä syvempää taloushallinnon osaamista välttämättä tarvita.
Lähtötiedoiksi tarvitaan pankkitilin alkusaldo, jota muokataan tulevien päivien osalta tiedossa olevien maksupäivien perusteella. Käytännössä tämä tarkoittaa osto- ja myyntilakujen eräpäiviä, palkkojen maksua, lainanlyhennyksiä ja muita lähitulevaisuudessa tiedossa olevia rahan liikkeitä tilille ja sieltä pois. Myös asiakkaiden maksukäyttäytymisen tunteminen auttaa monissa tapauksissa.
Lyhyen ajan kassavirran ennustaminen on tyypillisesti päivätarkkuudella tehtävää ennustamista ja sitä voidaan tehdä tavallisesti muutamien viikkojen päähän. Joillakin toimialoilla aikajänne voi olla pidempikin.
Muutamien viikkojen aikajänteellä kassavirtaan voidaan vaikuttaa tavallisesti hyvin vähän, koska laskut ovat jo maailmalla odottamassa maksajaansa. Tiukassa kassatilanteessa vaikuttamismahdollisuudet rajoittuvat maksuaikojen neuvotteluun ja laskujen maksujärjestyksen suunnitteluun.
Mikäli yrityksen liiketoiminta on kannattavaa ja muuten terveellä pohjalla, voidaan hetkelliset kassavirtahaasteet tavallisesti ehkäistä jo ennen kuin ne ovat käsillä.
Mikäli haluat keskustella tarkemmin lyhyen aikavälin haasteiden ennakoimisesta, autamme mielellämme.
Pitkän ajan kassavirta
Pitkän ajan kassavirtaennustamisesta puhuttaessa tarkoitan kuukausitarkkuudella tapahtuvaa ennustamista tuleville kuukausille tai jopa vuosille. Kaikelle ennustamiselle on ominaista, että epävarmuustekijät lisääntyvät, mitä pidemmälle ajanjaksolle ennustetta laaditaan.
Pitkän ajan kassavirtaa ei yleensä kannata ennustaa päivätarkkuudella yksittäisiin tapahtumiin perustuen, vaan tarkkuudeksi kannattaa ottaa kuukausi. Pitkän ajan kassavirtaennustamisessa on syytä noudattaa yleisesti käytössä olevia kirjanpidon lainalaisuuksia ja siinäkin mielessä kuukausitasoinen ennustaminen on luontevaa. Yksittäisten tapahtumien ennakoiminen tuleville kuukausille on useimmissa tapauksissa loputon suo, joka johtaa epätarkkaan lopputulokseen.
Tyypillinen ongelma pitkän ajan kassavirran ennustamisessa on se, että äärimmäisen tarkkuuden tavoittelu aiheuttaa useimmiten suurta epätarkkuutta.
Kuten eräs asiakas asian ilmaisi: ”Meillä kassavirtaa ennustetaan tarkasti, mutta väärin.”
Luotettava pitkän ajan kassavirtaennuste
Luotettava pitkän ajan kassavirtaennuste syntyy toimivan ja johdonmukaisen budjetointiprosessin tuloksena. Kassavirran ennustamisen kannalta myös taseen budjetointi on useimmiten välttämätöntä, jotta esimerkiksi investointien ja lainojen vaikutus kassavirtaan voidaan luotettavasti huomioida.
Mikäli pitkän ajan kassavirran ennustaminen aiheuttaa päänvaivaa organisaatiossanne, kannattaa tutustua myös aiempaan blogitekstiini, jossa tarkastelun alla oli nimenomaan tasebudjetti.
Budjetoinnin ja ennustamisen vuosikello
Toimiva budjetointiprosessi koostuu useimmiten kolmesta eri vaiheesta ja näitä noudattamalla voidaan ylläpitää yllä myös ajantasaista kassavirtalaskelmaa.
- Vuosibudjetti
- Budjettiseuranta
- Ennustaminen, kuten rullaava budjetointi
- (Budjettikauden sisällä laadittavat, esimerkiksi kuukausittain päivitettävät, näkemykset tulevista kuukausista.)
Parhaaseen lopputulokseen päästään liiketoimintaa kuvaavia osabudjetteja hyödyntäen. Osabudjetteja voivat olla mm. myyntibudjetti, henkilöstöbudjetti, ostobudjetti, investointi- ja lainabudjetit, sekä vaikkapa projektibudjetit. Osabudjettien tieto voi koostaa jopa 80 % tulos- ja tasebudjeteista.
Oleellista on, että osabudjetit kuvaavat liiketoimintasi mahdollisimman totuudenmukaisesti.
Kassavirran ennustaminen vaatii ammattitaitoa
Luotettavassa pitkän ajan kassavirtaennustamisessa pääsee parhaiten alkuun asiantuntijan avustuksella. Varsinaista budjetointityötä ja kassavirran ennustamista ei tietenkään voida ulkoistaa, mutta ennustamisen käytännöt ja työkalut kannattaa käydä läpi yhdessä asiantuntijan kanssa.
Asiantuntijan voi olla vaikkapa tilitoimistosi, mutta myös me autamme mielellämme.
Kassavirran ennustaminen on myös välineurheilua ja siihen käyttöön Finazilla on erinomainen valinta.
