Moni asiakas on tiedustellut minulta, mikä budjetointiohjelma on meidän pahin kilpailija.
Vastaus on edelleen ilman muuta Excel, vaikkei se varsinainen budjetointiohjelma olekaan. Excelin mukautuvuus on vertaansa vailla ja useimmiten Excel-budjetoinnissa budjetoijan kyvyt ja kärsivällisyys loppuvat ennen kuin taulukkolaskentaohjelman ominaisuudet.
Lähes loputon mukautuvuus on myös Excel-budjetoinnin suurin ongelma. Excel-budjetoinnissa kaikki on mahdollista – niin hyvässä kuin pahassa.
Jotta homma ei mene pelkäksi Excelin kehumiseksi, nostan esille myös muutaman työkalua koskevan heikkouden budjetointikäytössä. Esimerkiksi kaavavirheet, haasteet budjetointivastuun jakamisessa ja budjettiseurannan työläys ovat usein vahvasti läsnä Excel-budjeteissa.
Itse asiassa lähes kaikki budjetointikäyttöön laaditut Excelit sisältävät virheitä.
“It is no surprise that a recent report by KPMG indicated that up to 91% of spreadsheets contain undetected errors”
(Lähde: Rinedata, CPM Expert Series 8 – Getting out from beneath the sheets)
Mikään budjetointiohjelma ei tietenkään poista virheen mahdollisuutta, mutta seuraavaksi esitän kolme syytä, miksi nykyaikainen budjetointisovellus on monissa tapauksissa on ylivertainen Exceliin verrattuna. Esittämäni kohdat eivät koske kaikkia budjetointiohjelmia, vaan käsittelen asiaa Finazillan näkökulmasta.
1. Helppo integroitavuus ja budjettiseuranta
Budjetointi ilman aktiivista budjettiseurantaa on useimmiten hukkaan heitettyä aikaa. Tietenkin on myös tilanteita, jolloin budjetteja laaditaan kertaluonteiseen tarpeeseen esimerkiksi rahoittajia tai tulevaa investointia varten.
Mikäli budjetointia tehdään omaa päätöksentekoa varten, tulee budjetin toteumaa seurata jatkuvasti.
Useimmiten Excelillä laaditun budjetin seuraaminen koetaan liian työlääksi, koska kirjapidon toteumaluvut joudutaan tuomaan budjettilukujen rinnalle käsin.
Vinkki: Finazillan integraatioratkaisu mahdollistaa tiedonsiirron mistä tahansa kirjanpito- tai toiminnanohjausjärjestelmästä.
2. Budjetointivastuun jakaminen hallitusti
Budjetointivastuun jakaminen on tärkeä ominaisuus silloin, kun budjetointiin osallistuu useampia henkilöitä. On hyvin yleistä, että myyntiosasto vastaa oman myyntibudjetin laatimisesta ja markkinointiosasto laatii omat ennusteensa jne.
Vanhanaikainen mielikuva johdon sanelemasta budjetoinnista ei ole enää tätä päivää.
Budjetointiohjelma helpottaa budjetointivastuun jakamista. Finazillan avulla budjetointivastuu voidaan jakaa hallitusti oikeille ihmisille esimerkiksi toiminnoittain, kustannuspaikoittain tai projekteittain. Vastuuta voidaan jakaa ilman, että kaavat ovat alttiina virhelyönneille tai että budjetoijat pääsisivät käsiksi arkaluontoiseen tietoon, kuten palkkatietoihin.
3. Pitkän ajan kassavirta
Kassavirran ennustaminen ollut lähiaikoina tapetilla paljon. Mikäli kassavirtaa halutaan ennustaa mahdollisimman johdonmukaisesti ja luotettavasti pidemmälle kuin muutamien viikkojen päähän, on useimmiten syytä laatia tulobudjetin lisäksi tasebudjetti.
Ilman kunnollista budjetointiohjelmaa taseen jatkuva ennustaminen on hyvin työlästä ja siksi monilta yrityksiltä puuttuu kokonaan ajantasainen kassavirtalaskelma tuleville kuukausille ja vuosille.
Finazillassa on huomioitu taseen jatkuvuus, mikä on helpottaa kassavirran ennustamista huomattavasti. Finazilla laskee automaattisesti tuloksen vaikutuksen yrityksen omaan pääomaan ja päivittää budjetoidun pankkitilin saldon.
Budjetointiohjelma helpottaa ennustamista
Autamme mielellämme yritystänne budjetointiprosessin tehostamisessa oli kyse sitten näistä kolmesta esille nostetusta tarpeesta tai jostakin muusta.
Haluatko kuulla, miten Finazilla budjetointiohjelma voisi tehostaa yrityksenne budjetointia ja ennustamista?
