Moni suomalainen organisaatio niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla laatii parhaillaan budjettia tulevalle vuodelle. Organisaatioiden budjetointiprosessi on pysynyt pääpiirteiltään samanlaisena vuodesta toiseen, minkä vuoksi vanhat Excel-pohjat ovat pitäneet pintansa budjetoinnin työkaluna sitkeästi.
Vaikka radikaalia ja nopeaa muutosta organisaatioiden budjetointiprosessissa ei olekaan tapahtunut, yhä useampi organisaatio on omaksunut erään erittäin arvokkaan toimintatavan. Budjetti ei ole enää yksittäisen henkilön näkemys tulevaisuudesta, vaan budjetointivastuuta jaetaan laajasti organisaatioon.
Modernin organisaation budjetti on koko organisaation yhteinen linjaus tulevan vuoden suunnasta, joka kuitenkin noudattaa yrityksen johdon määrittämiä raameja.
Joskus menneisyydessä budjetti on saattanut olla organisaation johdon ylhäältä sanelema tavoite, joka on kaadettu likaämpärin lailla organisaation niskaan. Nykyään organisaatio pyritään ottamaan budjetointiprosessiin mukaan mahdollisimman laajasti ja tällä tavalla sitouttamaan tavoitteisiin.
Taulukkolaskentaohjelma aiheuttaa haasteita modernissa budjetoinnissa
Jos organisaatio laatii budjetin yhdenkerran vuodessa, eikä siihen osallistu useampia henkilöitä, voi Excel hyvinkin olla kaikkein paras työkalu budjetointiin.
Kokemus on osoittanut, että kolme yleisintä ongelmaa budjetointivastuun hajauttamisessa ovat:
- Kaavojen ja linkitysten rikkoutuminen
- Arkaluontoisten tietojen, kuten henkilöstöbudjetin esittäminen vain rajatulle joukolle voi olla haastavaa
- Käytettävyysongelmien aiheuttamat virheet: Toisen henkilön tekemästä laajasta laskentataulukosta on usein hankala päästä jyvälle. Tämä aiheuttaa usein väärinymmärryksiä ja virheitä.
Budjettiseuranta ja jatkuva ennustaminen aiheuttavat suurimmat haasteet
Aiemmat kohdat ovat käsitelleen lähinnä vuosibudjetin laatimista. Moderni budjetointiprosessi sisältää kuitenkin paljon muutakin kuin vain kerran vuodessa laadittavan vuosibudjetin. Moderni budjetointiprosessi ei pysähdy koskaan.
Budjettiseurannan lisäksi budjettikauden sisällä on laadittava jatkuvasti ennusteita. Se onko sopiva ennustetiheys esimerkiksi kuukausi tai kvartaali, riippuu liiketoiminnan luonteesta.
Taulukkolaskentaohjelmalla toteutetut ennusteet ovat lähes poikkeuksetta työläitä ylläpitää ja seurata. Excel ei ole helposti integroitavissa taloushallinnon järjestelmiin, eivätkä kirjanpidon toteumaluvut ole helposti hyödynnettävissä uusien ennusteiden laadinnassa.
Lisäksi aiemmin esille tuodut haasteet budjetointi- ja ennustevastuun hajauttamisessa toistuvat jokaisen ennusteen kohdalla.
