Yritysten budjetointi ja raportointi ovat muuttuneet paljon viimeisten vuosien aikana. Vuosibudjetti on edelleen tärkeä apuväline yrityksen suuntaviivojen määrittämisessä tulevalle budjettikaudelle, mutta jatkuvan ja entistä nopeamman ennustamisen merkitys on kasvanut entisestään.
Yrityksissä pyritään reagoimaan nopeammin toimintaympäristön muutoksiin ja siksi esimerkiksi kuukausittain tehtävät rullaavat ennusteet ovat nousseet yritysten budjetointi- ja raportointiprosessissa entistä tärkeämpään rooliin.
Budjetoinnin ja raportoinnin evoluutio
Kuten hyvin tiedämme, viimeisen kahden vuosikymmenen aikana yritysten taloushallinto on siirtynyt hyvin suurelta osin paperilta verkkoon. Samalla on luotu edellytykset huomattavasti aiempaa tehokkaammalle talousjohtamiselle.
Vielä muutamia vuosia sitten sähköinen taloushallinto oli tilitoimistoille ja ohjelmistotoimittajille myyntivaltti ja tapa erottua. Tänä päivänä verkkolaskut ja selainkäyttöiset järjestelmät ovat jo lähes itsestäänselvyys.
Toimintatapojen muuttumisen ja tehokkaiden työkalujen myötä raportoinnin aikataulut ovat nopeutuneet merkittävästi, mikä on osaltaan vaikuttanut myös yritysten budjetointikäyttäytymiseen. Edellisen kuukauden tiedot saadaan johdon käyttöön hyvin nopeasti ja tietoa voidaan hyödyntää tehokkaasti tulevan kuukauden ennusteen laatimiseen.
Näin budjetoinnin ja raportoinnin kehitys pääpiirteittäin on edennyt:
2000-luvun alussa verkkolaskut ja sähköinen taloushallinto olivat uutta ja ihmeellistä. Vaikka moni povasi niiden olevan ohimenevä villitys, ne tulivat jäädäkseen.
2000-luvun lopun ilmiöitä olivat toteumatiedon raportointi ja järjestelmäintegraatiot. Tänä päivänä markkinoilta löytyy uskomattoman kattavia raportointityökaluja monenlaiseen tarpeeseen, oli kyseessä sitten talouden tai operatiivisen toiminnan raportointi. Järjestelmien välinen tiedonsiirtokin tuntuu parhaillaan saumattomalta.
Hyödyllistä (ja vähemmän hyödyllistä) tietoa on käytettävissä enemmän kuin koskaan aiemmin.
2010-luku on ollut ja tulee olemaan ”tulevaisuuden raportoinnin”, eli yritysten budjetoinnin ja talousennustamisen kehittämisen aikaa.
Miksi budjetointi ja raportointi muuttuvat juuri nyt?
Pelkkä kerran vuodessa laadittu vuosibudjetti ei kerta kaikkiaan kelpaa enää yrityksen päätöksenteon välineeksi. Loppuvuodesta tehdyt budjetit saattavat olla sisällöltään vanhoja jo joululomilta palatessa.
Se, miksi toimintaympäristömme tuntuu muuttuvan entistä nopeammin, on luonnollisesti monen tekijän summa.
Eräs tekijöistä on varmasti se, että tieto saadaan tehokkaiden talousjärjestelmien ansiosta päätöksentekijöiden käyttöön entistä nopeammin ja helpommin. Muutosta pystytään seuraamaan helpommin ja siksi myös toimintatapamme ovat muuttuneet.
Muutos on vasta alussa
Yritysten budjetoinnin ja liiketoiminnan suunnittelun evoluutio on kuitenkin nyt vasta alussa. Tähän asti valtaosaa yrityksistä on johdettu pääasiassa toteutuneiden lukujen perusteella.
Kehittyneet sähköiset työkalut ja kattava raportointi ovat olleet monissa yrityksissä arkipäivää jo jonkin aikaa. Sen sijaan yritysten budjetointi- ja ennustetaulukot ovat olleet ja ovat edelleen täysin irrallaan raportoinnista ja muista talousjärjestelmistä.
Mahdollinen budjettiseuranta on hoidettu tuomalla toteumatietoja manuaalisesti ennusteiden rinnalle.
Olen varma, että budjetointi ja liiketoiminnan suunnittelu tulevat olemaan tulevien vuosien merkittävin yksittäinen kehityskohde talousjohtamisen saralla. Toisaalta tämän ennusteen tekemiseen ei tarvitse olla kummoinen oraakkeli, koska muutos on jo hyvässä vauhdissa.
Yritysten budjetointi ja raportointi muodostavat yhdessä prosessin
Kuten aiemmassa artikkelissani kirjoitin, yrityksen budjetti on kuvaus tulevista kuukausista kuvattuna eurojen muodossa. Yrityksen budjetointi on tulevaisuuden hahmottamista ja tavoitteiden asettamista.
Talousraportoinnin tärkein tehtävä on osoittaa, kuinka hyvin tavoitteet on saavutettu ja tarjota tietoa uusien ennusteiden ja päätösten tueksi.
Niin hullulta kuin se kuulostaakin, vain harvoin budjetoinnin ja talousseurannan prosessi hoidetaan yhdessä työkalussa. Yrityksen budjetti laaditaan hyvin usein taululukkolaskentaohjelmia hyödyntäen. Talousraportointi puolestaan hoidetaan tyypillisesti kirjanpito-ohjelmistojen tai toiminnanohjausjärjestelmien omien raportointiominaisuuksien avulla. Täydennykseksi on saatettu hankkia jokin raportointityökalu.
Kun yrityksen budjetointi ja raportointi ovat eri työkaluissa, haasteeksi muodostuu budjettiseuranta. Se vaatii väistämättä manuaalista tietojen yhdistelyä.
Raportointityökalun tiedot on tuotava seurantaan taulukkolaskentaohjelmaan tai vaihtoehtoisesti taulukkolaskennassa laaditut budjetit on tuotava seurantaan raportointityökaluun, joka voi esimerkiksi olla osa kirjanpito-ohjelmistoa.
Yksi prosessi – yksi järjestelmä
Yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Finazilla mahdollistaa yrityksen budjetoinnin, talousraportoinnin ja jatkuvan ennustamisen yhdessä työkalussa. Finazillassa toteumalukuja ja budjetoituja lukuja ei tarvitse yhdistellä ja koota raporteiksi manuaalisesti – järjestelmä tekee sen puolestasi.
Kuten sanottu yritysten budjetoinnin ja raportoinnin evoluutio on vasta alussa ja me haluamme olla etujoukoissa viemässä kehitystä eteenpäin. Toimiva budjetointi ja raportointi ovat tehokkaan talousjohtamisen kivijalka.
