”Kyllä paras budjetointiohjelma on Excel. Sillä meidän budjetti on tehty alusta asti.” Näin sanoo edelleen todella moni talousjohtaja keskustelumme alussa.
Aivan heti en halua asettua keskustelukumppanini kanssa poikkiteloin, koska se tuntuisi epäkohteliaalta. Useimmiten budjetointiprosesseista vastaavat talousjohtajat ovat huomattavan kokeneita talouden saralla, joten olisi hullua olla kuuntelematta tarkasti heidän näkemyksiään.
Keskusteltuamme jonkin aikaa yrityksen budjetointitavoista, toteamme yleensä, että valmius päätöksentekoon on ylläpidettävä jatkuvasti. Jatkuva ennusteiden päivittäminen on välttämätöntä ja tässä Excel ei ole vahvimmillaan.
Modernin talousjohtajan budjetointi-, ennuste ja seurantatyökaluksi Excel soveltuu aika huonosti neljästä syystä.
- heikko integroitavuus muihin järjestelmiin
- virhealttius (kaavavirheet, virheet tietojen linkityksessä ym.)
- rajalliset mahdollisuudet jalkauttaa budjetointivastuuta organisaatioon
- taseen ja kassavirran ennustaminen on kohtuuttoman työlästä.
Moderni budjetointiohjelma tuo ennustamisenprosessit tähän päivään.
Budjetointiohjelman integroitavuus
Suomi on tuhansien talousjärjestelmien maa, eikä varmasti missään budjetointi- ja raportointiratkaisussa ole valmista integraatiota kaikista taloushallinnon ohjelmistoratkaisuista. Onneksi budjetoinnin kannalta oleellisin tieto on kirjanpidon data, mikä on kohtalaisen vakiosisältöistä järjestelmästä riippumatta.
Tähän tarpeeseen olemme rakentaneet Finazillaan integraatioratkaisun, jonka avulla minkä tahansa talousjärjestelmän kirjanpitodata voidaan tuoda järjestelmään raportoitavaksi ja tukemaan budjetointia. Asiakkaan rooliksi jää ihmetellä, miten helposti se kävikään.
Budjetointiohjelma vähentää kaavavirheitä
Kaavavirheet ovat budjeteissa enemmän sääntö kuin poikkeus. Kysymys on enemmänkin siitä, kuinka merkityksellisiä virheet ovat.
“It is no surprise that a recent report by KPMG indicated that up to 91% of spreadsheets contain undetected errors”
(Lähde: Rinedata, CPM Expert Series 8 – Getting out from beneath the sheets)
Finazillassa kaavat ovat turvassa virhelyönneiltä ja pääkäyttäjä voi hallinnoida, kuka kaavoja pääsee muokkaamaan.
Budjetointiohjelma auttaa budjetointityön hajauttamisessa.
Budjetointi ja ennustaminen eivät ole enää pelkän talousosaton työtä. Mukaan on syytä ottaa väkeä organisaatiosta mahdollisimman laajalla rintamalla.
Moderni selainkäyttöinen budjetointiohjelma tekee vastuun hajauttamisesta helppoa, koska kukin henkilö pääsee budjetointiohjelmaan koska tahansa ja mistä tahansa. Käyttöoikeuksia rajaamalla hajauttaminen voidaan lisäksi tehdä helposti ja turvallisesti.
Taseen budjetointi ilman budjetointiohjelmaa on kohtuuttoman työlästä
Useimmat yritykset eivät budjetoi tasetta, koska se on todella työlästä taulukkolaskentaohjelmalla. Taseen budjetointi olisi kuitenkin lähes välttämätöntä, jos budjetointiprosessin tavoitteena on saavuttaa ennuste rahoituksen ja kassavirran kehitysestä.
Finazilla voidaan käyttöönottaa siten, että taseen jatkuvuus tulee huomioiduksi muun budjetoinnin ohessa ilman suuria lisäponnisteluita.
Finazilla on budjetointiohjelma, joka vie budjeotinnin ja ennustamisen prosessinne uudelle tasolle.
