Budjetointiohjelmiston hankinta on osa yhä useampien yritysten talousprosessien digitalisointia.
Siinä missä muut taloushallinnon osa-alueet ovat sähköistyneet jo aikapäiviä sitten, toteutetaan sisäinen laskenta varsinkin liiketoiminnan ennustamisen osalta hyvin samalla tavalla kuin 20 vuotta sitten.
Suurin osa yritysten budjeteista syntyy edelleen perinteisesti Excelillä. Näin siitäkin huolimatta, että Excel on kaikessa mukautuvuudessaan hyvin altis inhimillisille virheille varsinkin silloin, kun budjetointiprosessissa on mukana useita henkilöitä.
Lisäksi Excelillä toteutettu budjetti voi olla hankala budjettiseurannan kannalta, sillä se integroituu heikosti muiden käyttämiesi talouden työkalujen kanssa.
Seuraavaksi esitän kuusi tärkeää seikkaa, jotka kannattaa huomioida budjetointiohjelmiston hankinnan yhteydessä.
Kuusi vinkkiä budjetointiohjelmiston ostajalle
1. Budjetointiohjelmiston on mukauduttava liiketoiminnan tarpeisiin
Toimivan budjetointiprosessin perusedellytys on, että yrityksessä ymmärretään oman liiketoiminnan logiikka.
On ymmärrettävä mitä myydään, kenelle myydään ja miten myynti tapahtuu. Lisäksi on ymmärrettävä minkälaisia kustannuksia toiminnan pyörittäminen aiheuttaa.
Tämä liiketoiminnan logiikka on pystyttävä kuvaamaan mahdollisimman tarkasti valitussa budjetointiohjelmistossa, jotta budjetointi ei vieraannu arjen tekemisestä.
Usein budjetointiohjelmistojen haaste on, että ne eivät mahdollista liiketoiminnan kuvaamista käytännönläheisesti, vaan budjetointi joudutaan toteuttamaan kirjanpidon tilitasolla. Budjetointiohjelmistoa hankkiessa kannattaa varmistaa, että järjestelmä mahdollistaa esimerkiksi myyntien, ostojen, projektien ja henkilöstön budjetoinnin osabudjetteja hyödyntäen.
2. Mitä budjetoinnilla tavoitellaan?
Budjetointia ei tietenkään kannata tehdä vain budjetoinnin vuoksi. Siksi budjetointiohjelmiston hankinnan yhteydessä tulee miettiä tarkoin, mitä budjetoinnilla halutaan saavuttaa.
Halutaanko budjetointiohjelmiston esimerkiksi tarjoavan työkalut kassavirran ja rahoituksen ennustamiseen, vai onko pelkän tuloksen budjetointi ja ennustaminen riittävää?
Mikäli budjetointiohjelmiston halutaan tuottavan kassavirta– ja rahoitusennusteita, on syytä varmistaa, että myös taseen budjetointi onnistuu. Tasebudjetoinnin joustavuus saattaa rajata pois useita budjetointiohjelmistoja ja esimerkiksi Excel-pohjat voivat olla taseen osalta työläitä ylläpitää.
Toisaalta kannattaa myös pohtia millä tasolla budjetointia halutaan tehdä. Riittääkö, että budjetointi tuottaa yritystason näkymän tulevaisuuteen, vai onko esimerkiksi projekti-, asiakkuus-, tai tuotekohtaisten kannattavuuksien ennustaminen ja seuranta relevanttia.
3. Budjettien raportointi ja vertailu
Budjettien, kuten myös toteumatietojen raportoinnin tulee olla joustavaa ja tarkoitukseen sopivaa.
Budjetointiohjelmiston tulee mahdollistaa esitystavat, jotka tukevat yrityksen raportointitarpeita. Myös mahdollisuudet budjetti- ja ennustetietojen viemisestä erilliseen BI- tai raportointityökaluun on syytä selvittää.
Budjetoinnin ja raportoinnin sujuvuuden kannalta on luonnollisesti parasta, jos budjetointiohjelmisto mahdollistaa kaiken tämän tekemisen samassa työkalussa.
4. Konsernit ja moniyritysympäristöt
Liiketoimintanne saattaa olla useamman kuin yhden yhtiön toimintojen summa, jolloin kaikkien yritysten budjetoinnin, ennustamisen ja raportoinnin keskittäminen yhteen ratkaisuun on todennäköisesti järkevää.
Jo aiemmin mainittujen projekti-, asiakkuus-, tai tuotekohtaisten budjettien ja ennusteiden lisäksi on syytä varmistua, että budjetointiohjelmisto mahdollistaa budjetoinnin ja raportoinnin yli yritys ja konsernirajojen.
5. Budjetointiohjelmisto kannattaa hankkia aina pilvipalveluna
Pilvipalveluiden perustelu vuonna 2017 tuntuu aikamatkalta vuosien taakse, enkä siksi paneudu pilvipalveluiden hyötyihin sen syvemmin. Mainitsen asian siitä huolimatta, koska markkinoilla on edelleen paikallisesti asennettavia budjetointiratkaisuja, joita käytetään yhä yllättävän paljon.
Budjetoinnin näkökulmasta selainkäyttöinen ratkaisu on paras valinta erityisesti siksi, että ihmiset pääsevät selaimen kautta budjetoimaan ja ennustamaan omaa vastuualuettaan helposti ja joustavasti.
6. Budjetointiohjelmiston integroitavuus
Viimeisimpänä, mutta ei suinkaan vähäisimpänä seikkana on syytä mainita, että muista varmistaa budjetointiohjelmiston kyky integroitua käyttämiisi muihin taloushallinnon ratkaisuihin.
