Hyvin suunniteltu budjetointiprosessi on erinomainen tapa varautua yrityksen tielle osuviin haasteisiin ja mahdollisuuksiin. Tämä kuitenkin edellyttää, että budjetointiprosessi on suunniteltu vastaamaan yrityksen tarpeita alusta lähtien. Jos budjetointiprosessin suunnittelussa ei ole ajateltu liiketoiminnan todellisia tarpeita, se todennäköisesti ontuu kuin kuvan possu.
Hyvä budjetti ei ole vain kasa hatusta heitettyjä lukuja tilikartalla, vaan jokaisella budjetista löytyvällä luvulla tulisi olla tarkoitus. Moni budjetoija kuitenkin miettii, mistä lähteä liikkeelle budjetointiprosessin ja oman budjetointitavan rakentamisessa, jotta se saadaan vastaamaan yrityksen tarpeita?
Siksi haluan nostaa nyt esille muutaman kysymyksen, joiden pohtiminen voi auttaa itselle sopivan budjetointiprosessin hahmottamisessa.
Pohdi, mistä liiketoiminta koostuu ja mitkä ovat tavoitteet.
Budjetointiprosessi on hyvä aloittaa lyhyen kirjallisen toimintasuunnitelman tekemisellä. Toimintasuunnitelma laaditaan tässä asianyhteydessä ensisijaisesti oman yrityksen näkemyksen kirkastamiseksi, eikä muotoseikkoihin tarvitse kiinnittää suurta huomiota.
Hyviä kysymyksiä toimintasuunnitelman pohjaksi ovat mm.
- Olemmeko kasvuyritys ja mitkä ovat kasvutavoitteemme?
- Mitä tuotteita haluamme asiakkaillemme tarjota seuraavien vuosien aikana?
- Millaisista asiakkaista ja sopimuksista nykyinen liikevaihto koostuu?
- Tulemmeko keskittymään samaan kohderyhmään myös tulevaisuudessa?
- Onko nykyisillä asiakkaillamme ostovoimaa ja maksuvalmiutta?
- Mitkä tulevat olemaan ne tuotteet, joihin uusmyynnin ponnistelut tulemme kohdistamaan?
- Millä maantieteellisillä alueilla haluamme toimia tulevaisuudessa?
- Onko meillä riittävä määrä henkilökuntaa ja muita resursseja tuotteiden tai palveluiden myyntiin, toteuttamiseen, jakeluun ja markkinointiin?
- Millaisia investointeja meidän tulee tehdä, jotta voimme varmistaa tuotteiden valmistuksen ja jakelun kasvutavoitteemme huomioiden?
- Miten varmistamme, että yrityksemme voi rahoittaa seuraavien vuosien tavoitteiden saavuttamiseksi vaadittavat investoinnit?
- Miten kasvutavoitteemme tulee vaikuttamaan liiketoiminnan muihin kuluihin, esimerkiksi toimitilojen vuokrina?
Kohdat 1-7 ovat kysymyksiä, joiden avulla yritys määrittää omia tavoitteitaan. Kohdat 8-11 puolestaan ovat kysymyksiä, joiden avulla selvitetään tavoitteiden saavuttamiseen vaadittavat resurssit.
Itsestäänselvyyksiä?
Monelle yrittäjälle nämä kysymykset ovat lähestulkoon itsestäänselvyyksiä ainakin sanallisesti ilmaistuna. Budjetointiprosessin tarkoitus on puolestaan esittää nämä ajatukset numeerisessa, ja sitä kautta mitattavassa muodossa. Budjetoinnin hyödyllisyys piilee juuri siinä, että se muuttaa juhlapuheet konkreettisiksi euromuotoisiksi tavoitteiksi.
Hyvin suunniteltu ja toteutettu budjetointiprosessi on hyödyllinen, mutta myös armoton työkalu liiketoiminnan suunnittelussa ja seurannassa.
Osabudjetit kertovat tarinan
Listan ensimmäiseen kysymykseen on helppo vastata julistautumalla kasvuyritykseksi ja tarkentaa tavoitetta esimerkiksi vuosittaisella liikevaihdon tuplaamisella seuraavien viiden vuoden ajan. Tämä on kuitenkin loppujen lopuksi melko epämääräinen tavoite. Budjetointiprosessin avulla on myös kyettävä kuvaamaan ne keinot, joilla kasvu saavutetaan. Esimerkiksi myynnin budjetointia voidaan lähestyä monesta eri näkökulmasta.
Myyntiä voidaan budjetoida tuotteittain, tuoteryhmittäin, myyjittäin tai vaikka toimipaikkakohtaisesti. Lisäksi myynti voidaan eritellä vaikkapa uusmyyntiin ja olemassa oleville asiakkaille kohdistettuun myyntiin.
Myynnin budjetointia voidaan lähestyä lukemattomista eri näkökulmista ja myyntibudjetit kuvaavat usein hyvin yrityksen liiketoimintaa. Oman liiketoiminnan tarpeita tukevan budjetointitavan löytämisessä kirjallinen toimintasuunnitelma voi olla oiva työkalu.
Finazillan budjetointi on rakennettu siten, että voit laatia järjestelmään omaa liiketoimintaasi kuvaavia osabudjetteja. Osabudjetteja voivat olla muun muassa myyntibudjetit, henkilöstöbudjetit, ostobudjetit, investointibudjetit ja rahoitusbudjetit. Linkittämällä nämä osabudjetit tulos- ja tasebudjetteihin, voidaan Finazillan avulla muodostaa kattava kuva yrityksen tulevista liiketoimintakuukausista.
Itse olemme pitäneet nyrkkisääntönä, että budjetoimalla noin 80 prosenttia tulos- ja tasebudjeteista osabudjettien avulla, päästään usein hyvin tarkkoihin budjetteihin ja ennusteisiin.
Jatkuva seuranta on keskeinen osa budjetointiprosessia.
Jotta budjetoinnista saadaan täysi hyöty irti, on jatkuva budjettiseuranta otettava osaksi budjetointiprosessia. Ilman jatkuvaa seurantaa budjetoinnista saatavat hyödyt jäävät usein laihoiksi.
Useimmiten budjettiseuranta on toteutettu taulukkolaskentaohjelmaa hyödyntäen, mikä on tehnyt budjetointiprosessista kovin työlään. Tähän haasteeseen me tarjoamme kuitenkin ratkaisun.
Finazillan talousraportointi tuo talousjärjestelmiesi tuottamat luvut suoraan budjettien ja ennusteiden rinnalle, eikä aikaa tarvitse käyttää budjettiseurantaraporttien ylläpitämiseen. Tämä helpottaa huomattavasti myös budjettikauden sisällä laadittavien ennusteiden laatimista.
Olemme aiemmin sivunneet budjetointiprosessia ja sen vaiheita tässä artikkelissa: Yrityksen budjetti auttaa tekemään oikeita päätöksiä.
Anna meidän auttaa budjetointiprosessin kehittämisessä.
Suurin osa budjetoijista ei ole pohjimmiltaan laskentaihmisiä, eikä tarvitse ollakaan. Suuri osa budjetoijista on yrittäjiä ja muiden alojen osaajia, joille budjetointi on enemmän pakollinen paha kuin intohimo. Me tunnemme budjetoinnin salat, joten miksi et antaisi meidän tehdä siitä itsellesi hieman helpompaa?
Yhdessä löydämme yrityksellenne oikean budjetointitavan. Näin budjetointiprosessista saadaan kaikki mahdollinen hyöty irti ja samalla mahdollisimman kevyt ylläpitää.
