Vanhentunut budjetointityökalu on numeroiden vankila

Järjestelmien vaihtaminen ilman uusien toimintatapojen omaksumista ei juuri koskaan ole tie onneen. Toisaalta vanhentuneisiin budjetointityökaluihin jämähtäminen voi pahimmillaan estää toimintatapojen uudistamisen täysin.

Hyvä esimerkki tästä on talousjohtajalta aina seuraavalle periytyvä laskentataulukko, jossa arvokas tieto lojuu hyödyntämättömänä.

Pahimmillaan vanhentunut budjetointityökalu on kuin talousjohtajan oma pieni ”pohjoiskorea”, josta tieto ei liiku ulos, eikä tietoa voi tuoda helposti sisään.

 

Integroitavuus ja mahdollisuus avoimuuteen korostuvat

Moderni budjetointityökalu integroituu osaksi muita yrityksenne järjestelmien ja mahdollistaa tiedon tehokkaan hyödyntämisen. Voit jakaa tietoa hallitusti ja vaivattomasti eri järjestelmien ja ihmisten kesken.

Moderni budjetointi ja ennustaminen ei ole enää ainoastaan talousjohdon ja taloustiimin kerran vuodessa läpi runnoma pakollinen paha, vaan se on jatkuva prosessi, jossa hyödynnetään koko organisaation näkemys mahdollisimman laajasti.

Organisaationne ansaitsee budjetointityökalun, joka mahdollistaa tämän päivän tarpeiden mukaisen avoimuuden ja integroitavuuden.

Huomio. Vaikka budjetoinnissa ja ennustamisessa kannattaakin huomioida koko organisaation näkemys mahdollisimman laajasti, ei ole välttämätöntä sitouttaa koko organisaatiota budjetointiin ja ennustamiseen yhdellä kertaa.

Budjetointiprosessin uudistaminen voidaan hyvin aloittaa ensin pienessä piirissä ja ottaa ihmisiä mukaan askel kerrallaan. Luo ensin toimivat käytännöt budjetoinnille ja ennustamiselle ja ota ihmiset mukaan prosessiin, kun olet varma menetelmän toimivuudesta.

Budjetointia tehdään liiketoiminnan, ei budjetoinnin vuoksi!

Ikävä kyllä osalle ihmisistä budjetointi-termi aiheuttaa hyvin epämiellyttäviä mielenyhtymiä. Osan mielestä budjetointi on turhaa.

Ihmisillä, joilla tämän kaltainen ajatus on hyvin voimakas, on usein taustaa organisaatioista, joissa budjetointia on tehty vain budjetoinnin vuoksi. Budjetointiyön ainut tavoite on voinut olla vain saada homma pois päiväjärjestyksestä ilman, jolloin liiketoiminnalliset hyödyt ovat takuulla laihat.

Varmista, että budjetointityökalu täyttää liiketoiminnan vaatimukset

Budjetointityökalua valittaessa on äärimmäisen tärkeää varmistua, että budjetointityökalun ominaisuudet tukevat liiketoiminnan tarpeita. On ymmärrettävä, mitä budjetoinnilla halutaan saavuttaa ja että työkalu mahdollistaa niiden saavuttamisen.

Mitä tietoa haluamme saavuttaa?

Onko tarkoituksena laatia vain myyntibudjetti ja ylläpitää myyntiennustetta? Tällöin sopivin ratkaisu on varmaankin myynnin tarpeita tukeva CRM järjestelmä mieluummin, kuin Finazillan kaltainen talousjohtamisen työkalu.

Riittäkö tulosbudjetti tarpeisiimme? Moni yritys onnistuu talousjohtamisessa mainiosti pelkän tulosbudjetin avulla ja Finazilla tarjoaa tähän todella tehokkaat työkalut.

Onko tarvetta budjetoida ja ennustaa kassavirtaa, rahoitusta ja tasetta? Mikäli vastauksesi on kyllä, tiedät varmasti varsin hyvin, että Excelille kannattaa hankkia korvaaja mieluiten välittömästi.

Onko vuosibudjetin lisäksi tarvetta ylläpitää jatkuvaa, esimerkiksi rullaavaa, ennustetta? Kertaluontoisen budjetin laatiminen onnistuu mainiosti vaikkapa ruutupaperille, mutta jatkuvaan ennustamisen Excelkin voi olla turhan kankea ja virhealtis työkalu pidemmän päälle.

Keitä haluamme mukaan budjetointi, -ennuste ja raportointiprosessiin?

 

Myynti mukaan budjetointiin? Hyvin usein myyntitiimi halutaan ottaa mukaan budjetointiin ja ennustamiseen. Myynnillä on tavallisesti paras ja ajantasaisin näkemys tulevien kuukausien myynnin kehityksestä. Myyntibudjettien ja myyntiennusteiden pohjalta on monissa tapauksissa myös luontevaa laatia kuluennusteita.

Kannattaa huomioida, että myynnin johdon työkalut saattavat tuottaa sellaisenaan käyttökelpoista raaka-ainetta myynnin ennustamiseen, mutta tavallisempaa on, että esimerkiksi CRM-järjestelmien tuottamissa myyntiraporteissa on mukana liikaa epävarmuutta.

Tuotannon esimiehet ja projektien vetäjät mukaan budjetointiprosessiin? Ota budjetointi- ja ennusteprosessiin mukaan ne henkilöt, joilla tieto on. Usein tuotannon ja projektin vetäjillä voi olla korvaamatonta tietoa tuotannon tilasta. Usein se tuotannon järjestelmistä löytymätön hiljainen tieto on kullanarvoista.

Kenelle tuotamme tietoa ja missä muodossa sen tulee olla?

Raportoimmeko johtoryhmälle, hallitukselle, rahoittajille, vai kenties koko organisaatiolle? Budjetointityökalu valittaessa tulee varmistua, että tieto on lukijoiden näkökulmasta helposti saatavilla, aina ajantasaista ja visuaalisesti havainnollista.

Ovatko PDF ja PowerPoint edelleen ok? Nämä staattiset raportoinnin muodot voivat muodostunet useissa yrityksissä jonkinlaiseksi standardiksi, mutta tämä ei poista sitä tosiasiaa, että ne ovat modernin talousjohtamisen näkökulmasta aivan liian staattisia ja vieläpä varsinaisia aikasyöppöjä.

Valitse budjetointityökalu oman liiketoimintasi ehdoilla

Aloitin tämän tekstin sanoilla ”Ei ole olemassa kahta samanlaista yritystä. Jokainen yritys on uniikki.”

Tämä asia on syytä pitää mielessä, kun budjetointityökalun valinta tulee yrityksessänne ajankohtaiseksi. Meidän ohjelmistotoimittajien tulee kyetä luomaan ratkaisuja, jotka sopivat juuri teidän yrityksenne uniikkiin tarpeeseen. Ei toisin päin.

Kuulen mielelläni juuri teidän yrityksemme liiketoiminnasta ja budjetoinnin tarpeistanne. Matka toimivampaan budjetointiin ja ennustamiseen on todennäköisesti lyhyempi kuin arvaatkaan.

Budjetointityökalu yksin ei ole tie onneen, mutta se voi mahdollistaa budjetointiprosessin, jonka et uskonut olevan mahdollinen.

Varaa demo

Varaa budjetointityökalusta demo: Paina ”Varaa demo” -nappia, niin olemme sinuun yhteydessä tuossa tuokiossa.

Sovitaan meille molemmille sopiva aika budjetointityökalun esittelylle joko teillä, meillä tai etänä.

Varaa demo