1. Pohdi, mitkä ovat liiketoiminnan tavoitteet

Yrityksellänne tai organisaatiollanne on varmasti olemassa jokin tavoite, jonka se pyrkii toiminnallaan saavuttamaan. Tavoite voi olla esimerkiksi tietyn kokoluokan saavuttaminen, uuden markkinan haltuunotto tai vaikkapa nykyisen aseman ylläpitäminen. Olivatpa tavoitteet mitkä tahansa, on budjetin tarkoitus kuvata tämä tavoite numeerisessa muodossa.

Budjetin pohjaksi on hyvä laatia myös kirjallinen toimintasuunnitelma, mikäli mahdollista. Varsinainen budjetti auttaa todistamaan liiketoimintasuunnitelman toimivan myös todellisuudessa.

2. Budjetoinnin tavoitteet

Pohdi, mitä tietoa budjetti- ja ennusteprosessin halutaan tuottavan. Budjetointitapa on rakennettava siten, että se tuottaa tarvittavan tiedon.

Yksi yleisimmistä budjetointiprosessin tavoitteista kasvavissa yrityksissä on kassavirran ennustaminen. Silti vain harva näistä yrityksistä laati tasebudjetin! Tämä on tyyppiesimerkki budjetointiprosessista, jossa budjetointitapa ei vastaa budjetoinnin tavoitteita.

Lue lisää kassavirran ennustamisesta: Kassavirta pähkinänkuoressa

3. Kuvaa liiketoiminta sellaisena kuin se todella on

Tähän kohtaan ratkaisuna toimivat osabudjetit. Osabudjetit voivat olla esimerkiksi myyntibudjetteja, ostobudjetteja, henkilöstöbudjetteja, investointibudjetteja, lainabudjetteja tai mitä tahansa muita laskelmia, jotka auttavat liiketoiminnan kuvaamisessa.

Osabudjetteja ei kuitenkaan saa jättää yksinäisiksi toisistaan irrallisiksi laskelmiksi, vaan niiden tulee muodostaa johdonmukainen kokonaisuus.

Käytännössä tämä johdonmukainen kokonaisuus on tulosbudjetti ja useimmiten myös tasebudjetti olettaen, että budjetointiprosessin tavoitteena on ennustaa esimerkiksi kassavirtaa, rahoitusta vakavaraisuutta.

Tarvitsetko tasebudjetin? Lue lisää täältä: Tasebudjetointi talon tavaksi

4. Valitse oikea budjetoinnin tarkkuus

Oikea budjetointitarkkuus ei välttämättä löydy kerralla, vaan se löytää uomansa ajan kanssa.

Liian karkealla tarkkuudella laadittu budjetti ei useimmiten tuota tarvittavaa tietoa päätöksenteon tueksi ja voi ohjata yritystä harhaan. Usein esimerkiksi yrityksen myynti on kuitattu budjetissa vain syöttämällä luku ”tilille 3000”, jolloin budjetointi jää hyvin etäiseksi yrityksen arjesta. Budjetista saadaan huomattavasti luotettavampi ja jäljitettävämpi, kun tilin taakse luodaan huolella laadittu myyntibudjetti. Sama pätee muihinkin budjetin osa-alueisiin, ei ainoastaan myyntiin.

Myös liian tarkan ja yksityiskohtaisen budjetin laatiminen voi aiheuttaa murhetta. Hiusten halkominen tekee budjetointiprosessista liian raskaan ylläpitää.

5. Seuraa, ennusta ja analysoi

Budjetti ilman seurantaa, tulosten analysointia ja päivittämistä on ajanhukkaa. (Lukuun ottamatta poikkeustilanteita, joissa budjetti laaditaan johonkin kertaluontoiseen tarpeeseen esimerkiksi rahoittajalle.)

Kun budjetti laaditaan oman päätöksenteon apuvälineeksi, sen toteutumista kannattaa seurata aktiivisesti. Mahdollisiin poikkeamiin on syytä paneutua ja budjetista on syytä laatia uusia versioita riittävän usein. Mitään yhtä oikeaa ennustetiheyttä tuskin on olemassa, vaan prosessi tulee laatia vastaamaan yrityksen tarpeita.

6. Hajauta budjetointi oikeille ihmisille

Budjetointityö kannattaa hajauttaa organisaatioon mahdollisimman laajasti. Hajauttamiseen liittyy monia hyötyjä.

• Talousväen työtaakka pienenee, kun luvut syötetään suoraan budjettiin kunkin osa-alueen vastuuhenkilön toimesta.
• Budjetti saadaan tarkemmaksi. Annetaan budjetointivastuuta niille, joilla on ensikäden tietoa budjetoitavasta osa-alueesta. Kenellä voisi olla parempi näkemys esimerkiksi tulevien kuukausien myynnistä, kuin myyjillä itsellään?
• Budjetti on oiva keino sitouttaa henkilöstö yhteisiin tavoitteisiin.

Lue lisää budjetointivastuun hajauttamisesta: Yhdessä syntyy parempi budjetti

Koko budjetointiprosessi on mahdollista viedä läpi alusta loppuun ilman Excel-taulukoita Finazilla budjetointiohjelmistollamme.

Lataa opas tehokkaaseen budjetointiin.