Kaukana ovat ajat jolloin budjetti laadittiin valmiiksi norsunluutornissa ja valutettiin sieltä pahaa aavistamattoman organisaation niskaan siten, ettei yksikään kustannuspaikka selvinnyt kuivin jaloin.
Moderni budjetointiprosessi sen sijaan laaditaan organisaation potentiaali huomioiden ja hyödyntäen – niin sanotusti ”bottom up”.
Modernissa budjetointiprosessissa organisaatio otetaan mukaan budjetointiin riittävässä laajuudessa parhaan tarkkuuden ja luotettavuuden saavuttamiseksi. Sitouttavan budjetoinnin suurimmat hyödyt tulevat kuitenkin esille pidemmällä aikavälillä tavoitteisiin sitoutuneiden työntekijöiden muodossa.
Huom. Viittaan artikkelissa useaan kertaan budjetointiprosessiin. Budjetointiprosessi pitää sisällään vuosibudjetin lisäksi jatkuvan budjettiseurannan sekä jatkuvan, esimerkiksi rullaavan, ennustamisen. Lue lisää budjetoinnin vaiheista oppaastamme.
Moderni budjetointiprosessi huomioi yksilöt
Ihmiset haluavat ymmärtää työnsä merkityksen
Ihmiset käyttävät merkittävän osan henkisistä ja fyysisitä voimavaroistaan työn tekemiseen. Ajatteleva ihminen myös haluaa, että käytetyt voimavarat käytetään järkevästi. Hyväkään toimeentulo ei toimi motivaattorina pitkän päälle, jos työ ei tunnu merkitykselliselle.
Moderni, sitouttava ja läpinäkyvä budjetointiprosessi auttaa organisaation jäseniä ymmärtämään, kuinka oma työpanos edesauttaa organisaation kehitystä. Budjetti on hyvin konkreettinen tapa osoittaa, kuinka organisaatio toteuttaa strategiaansa.
Työntekijän näkökulmasta ainakin jonkin asteinen läpinäkyvyys on siis toivottavaa. Budjetointiprosessin läpinäkyvyys ei automaattisesti tarkoita, että kaikki tieto jaetaan läpi organisaation, mutta motivaation kannalta organisaation päämäärän ymmärtäminen on tärkeää.
Kenet mukaan budjetointiprosessiin?
Jokaista suorittavaa työtä tekevää henkilöä ei yleensä ole tarkoituksenmukaista ottaa mukaan budjetointiprosessiin.
Yleispätevänä ohjeena voidaan kuitenkin varmasti todeta, että mikäli henkilöllä on työssään selkeä tulostavoite, on tavoitteenasetantaan mielekästä päästä mukaan tavalla tai toisella. Tällä tavalla organisaation jäsenillä on edellytykset ymmärtää, miksi tavoite on asetetulla tasolla.
Se kuinka syvälle budjetointiprosessin lonkerot halutaan organisaatioon viedä, on varsin tapauskohtaista.
Yrittäjä ja johtaja. Uskalla jakaa vastuuta
On selvää, että yritysten talousprosessit eivät aina pysy kasvussa mukana, varsinkin jos kasvuvauhti on kova.
Budjetointiprosessi ei ole poikkeus, vaan budjetointi jämähtää hyvin helposti yhden tai muutaman henkilön johtamaksi ”top down” -prosessiksi, joka ei edistä yksilöiden vastuunkantoa ja sitoutumista.
Monelle yrittäjälle luontainen ”ei tartte auttaa” -mentaliteetti kääntyy helposti itseään vastaan ja saattaa näkyä muulle organisaatiolle yksipuolisena tavoitteiden saneluna. Yrittäjä saattaa täysin tahattomasti ja huomaamattaan rakentaa itselleen norsunluutornin, josta ei ole kunnollista yhteyttä henkilöstöön.
Tämä on luonnollisesti budjetointiprosessia suurempi johtamishaaste, jota kuitenkin voidaan ennalta ehkäistä ja korjata sitouttavalla sekä kannustavalla budjetoinnilla ja tavoitteenasetannalla.
Oma neuvoni onkin, ottaa organisaatio mahdollisimman laajasti mukaan budjetointiprosessiin aikaisessa vaiheessa, jolloin talousjohtamisen kulttuuri kehittyy avoimeksi.
Modernit työkalut tukevat modernia budjetointiprosessia
Modernit työkalut auttavat budjetointivastuun jakamisessa läpi organisaation.
Budjetointiohjelmiston avulla voit vaivatta ja turvallisesti jakaa ihmisille ja tiimeille heidän toimenkuvaansa vastaavan budjetointiroolin.
Rooli voi olla rajattu esimerkiksi konsernin yhtiöittäin, dimensioittain tai jonkin muun perusteen mukaisesti.
Esimerkiksi myyntitiimille voidaan jakaa hallitusti oikeudet omien asiakkuuksien tai markkina-alueiden myyntibudjetteihin. Markkinointitiimi voi puolestaan laatia markkinointibudjetit ja projektipäälliköt voivat helposti ylläpitää ennusteita vastuullaan olevista projekteista.
Modernin budjetointiohjelmiston avulla budjetointiprosessi pysyy kokonaisuutena helposti hallittavana sekä auttaa organisaation jäseniä ymmärtämään työnsä merkityksen.
Kommentti talouspäälliköille: Finazillassa budjetoijat eivät pääse sotkemaan kaavoja tai tiliohjauksia, mikä on varmasti huojentava tieto Exceliin tottuneille talouspäälliköille. Modernin budjetointiohjelmiston avulla budjetointiprosessi pysyy helposti hallittavana.
