Modernilla raportointityökalulla voidaan tehostaa työtä valtavasti.
Edellytyksenä tehokkuuden saavuttamiselle kuitenkin on, että tarvittava tieto on olemassa. Raportoinnin kehittäminen tarkoittaa siis paljon muutakin, kuin uuden raportointityökalun hankintaa.
Hienot graafit ja havainnolliset taulukot ovat vain raportoinnin jäävuoren huippu – se näkyvä osa kokonaisuudesta. Tehokkaan ja oikeaa dataa tuottavan raportoinnin kehittämisessä on kuitenkin syytä lähteä liikkeelle pintaa syvemmältä, eli arjen prosesseista.
Raportoinnin visuaalisuus ja käytettävyys ovat ilman muuta tärkeitä seikkoja ja usein jopa välttämättömyyksiä, jotta haluttu viesti saavuttaa kohderyhmän ymmärryksen.
Kauneinkaan kuvaaja ei kuitenkaan ole hyödyllinen, ellei ole tietosisällöllisesti relevanttia ja ajantasaista. Lisäksi olisi toivottavaa, ettei tiedon kokoaminen vaadi raportin tekijältä ja koko organisaatiolta kohtuutonta työmäärää.
Raportoinnin kehittäminen tulee aloittaa varmistamalla, että arjen prosessit ovat sujuvia ja tehokkaita ja inhimillisten virheiden mahdollisuus on mahdollisimman pieni.
Tästä aiheesta keskustelemme videolla tarkemmin Finazillalla työskentelevän Tanja Tuomisen kanssa.
Arjen prosessit tuottavat tykinruokaa raportoinnille
Mistä raportoinnin kehittämisessä kannattaa lähteä liikkeelle?
”Kuten sanottu, raportointi on vain jäävuorenhuippu ja pieni osa koko yrityksen talousprosessista. Arkipäiväsellä tekemisellä ja toiminnalla luodaan data raportoinnin pohjaksi.
Jotta saamme laadukasta dataa tekemisestämme, kannattaa arkipäiväinen tekeminen dokumentoida ja löytää ne mahdollisimman tehokkaat toimintatavat, jotka tukevat liiketoimintaa. Sen pohjalta voidaan luoda oikeanlaista raportointia tukemaan päätöksentekoa ja viemään yritystä eteenpäin,” kuvaa Tanja Tuominen
Ajantasaista ja oikeellista tietoa kohtuullisella työmäärällä
Raportoinnin kehittäminen on usein raportoinnin tarkkuuden ja kohtuullisen työmäärän välillä tasapainoilua.
Jos raportointiin tavoitellaan äärimmäistä tarkkuutta, tarkoittaa se usein myös suurempia kirjausmääriä arjessa niin kirjapidon kuin operatiivisenkin toiminnan osalta. On syytä miettiä tarkasti, mikä tieto on oikeasti tarpeellista ja mikä ei.
Jos tuotamme kaikkea tietoa kaikille, on todennäköistä, että raportoinnissa keskeinen tieto hukkuu datan paljouteen. Tällöin raportoinnin kehittäminen kääntyy itseään vastaan ja hankaloittaa päätöksentekoa.
Raportointi edesauttaa parhaiten oikeiden päätösten syntymistä silloin, kun kullekin ihmiselle tarjotaan käyttöön vain relevantti tieto, ajantasaisena ja oikeellisena. Raportoinnissa enemmän ei ole aina enemmän.
Kokemuksemme perusteella tarpeettoman laajan raportoinnin taustalta saattaa löytyä varsin arkinen syy. Kun ei täysin tiedetä, mikä tieto on oleellista, raportoidaan varmuuden vuoksi kaikkea.
Raportoinnin kehittämisessä ei tule keskittyä datan määrään, vaan hyödyllisyyteen, sekä siihen, että data kyetään tuottamaan ja yhdistelemään mahdollisimman tehokkaasti.
Automatisoi se mikä on automatisoitavissa
Excel on mahtava, mutta samalla se on varmasti yksi merkittävimmistä raportoinnin pullonkauloista. Haasteena Excelin laajamittaisessa hyödyntämisessä on se, ettei prosessin automatisoiminen kovin pitkälle ole useimmiten mahdollista.
”Raportointijärjestelmillä pyritään tehostamaan työn tekemistä siten, että saamme dataa automaattisesti. Ihmisten aika ei menekään enää tietojen syöttämiseen moneen eri Exceliin, vaan tiedot siirtyvät automaattisesti raportointijärjestelmään. Raportointijärjestelmään on luotu meille haluttuja valmiita raporttipohjia, josta tieto saadaan esitettyä automaattisesti aina halittuna ajankohtana.” kuvailee Tanja Tuominen
Kuinka alkuun raportoinnin kehittämisessä?
Raportoinnin kehittämiseen usein liitetään trendikkäitä termejä ja kirjainyhdistelmiä, joiden takaa saattaa hyvinkin löytyä ratkaisu tehokkaampaan raportointiin.
Esimerkiksi tekoälyn, koneoppimisen tai jonkin tietyn Business Intelligence -ratkaisun hyödyntämisen ei kuitenkaan itsessään tule olla raportoinnin tavoitetila. Tiedon hyödyllisyyden, ajantasaisuuden ja prosessin tehokkuuden, käytettävyyttä unohtamatta, on pysyttävä raportoinnin kehittämisen keskiössä.
Toisaalta modernia teknologiaa kannattaa hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti, silloin kun sen avulla pystytään tuottamaan relevanttia tietoa entistä tehokkaammin.
Finazilla on yksi markkinoiden tehokkaimmista raportointijärjestelmistä, jonka avulla useat eri tietolähteet voidaan yhdistää saumattomasti toisiinsa. Muista BI-ratkaisuista Finazilla eroaa erityisesi budjetointi- ja ennusteominaisuuksiensa sekä poikkeuksellisen vahvan talousraportoinnin osalta.
Raportointiteknologian lisäksi tarjoamme käyttöönne kokeneen asiantuntijatiimin, joka voi toimia raportoinnin kehittämisen kumppaninanne lyhyistä kehitysprojekteista jopa vuosia kestäviin jatkuvan kehittämisen kumppanuuksiin.
Raportoinnin kehittäminen voi tarkoittaa paljon muutakin kuin uuden raportointiohjelmiston hankinta – työkalujen merkitystä unohtamatta.
