Rullaava budjetointi on monen yrityksen talouden ennustamisen tavoitetila. Itse asiassa se on yksi yleisimmistä esiin nousevista tavoitteista asiakkaidemme kanssa keskusteltaessa. Rullaavuutta tavoitellaan paremman ennustetarkkuuden toivossa, mutta samalla sen aiheuttama työmäärä synnyttää pelonsekaisia tunteita.
Valtavan moni yritys on aloittanut kuukausittaisen rullaavan budjetoinnin täynnä tarmoa, mutta muiden kiireiden keskellä päivittäminen on jäänyt ajan myötä. Rullaavan budjetoinnin ylläpitäminen vuodesta toiseen vaatii organisaatiolta kurinalaisuutta ja johtajuutta. Rullaavan budjetin päivittämien on niin helppo jättää väliin ”vain tämän kerran”.
Mikäli rullaava budjetointi ja ennustaminen ovat osa yrityksenne talousjohtamista tai sen aloittaminen on suunnitelmissa, kannattaa jatkaa lukemista. Eräs viime vuosien tärkemmistä tavoitteistamme on ollut tehdä jatkuvasta ennustamisesta yrityksille mahdollisimman helppoa.
Rullaavan budjetoinnin hyödyt
Joskus pienet asiat voivat aiheuttaa suuren muutoksen, vieläpä varsin lyhyessä ajassa. Yksi toteutunut kauppa voi kääntää koko yrityksen suunnitelmat päälaelleen ja menetetyllä kaupalla voi olla vielä dramaattisempi seuraus. Valtaosa yrityksistä ei voi tehdä päätöksiä kuukausia vanhan budjetin avulla ja budjetti on pidettävä ajan tasalla jatkuvasti.
Rullaavan budjetoinnin suurin hyöty on, että se mahdollistaa muutoksiin reagoimisen ajoissa. Olettaen, että rullaavaa budjettia päivitetään riittävän tiheästi.
Useimmiten rullaavaa budjettia päivitetään kuukausittain tai kvartaaleittain kirjanpidon toteumatietoja hyödyntäen. Tosin joissakin yrityksissä ennusteiden laatiminen voi olla vielä tiheämpää ja niitä saatetaan päivittää jopa viikoittain esimerkiksi myynnin näkymien pohjalta.
Oikeaa ennustamistiheyttä tuskin on olemassa, vaan budjetointiprosessi on suunniteltava kokonaisuutena siten, että se tukee yrityksen päätöksentekoa ja auttaa varautumaan tulevaisuuteen.
Tarkka ennuste lähitulevaisuudesta
Kaikille budjeteille ja ennusteille on tyypillistä, että aina pidemmälle ennustettaessa epätarkkuus suurenee. Mahdollisimman tarkka näkemys ainakin muutamasta seuraavasta kuukaudesta on kuitenkin monen yrityksen päätöksenteolle välttämätöntä. Jatkuvasti päivittyvä rullaava budjetti on erinomainen tapa kirkastaa näkymää tulevista kuukausista.
Vuosibudjetin tarkoituksena on toimia yrityksen johdon apuna suurten linjojen määrittämisessä ja pitkän aikavälin suunnitelmien tekemisessä.
Usein rullaava budjetti puolestaan laaditaan suhteellisen lyhyelle ajanjaksolle, kuten esimerkiksi kolmelle tai kuudelle kuukaudelle, mutta aikaikkuna voi olla pidempikin. 12 kuukauden rullaavat budjetitkin ovat yleisiä tietyillä toimialoilla. Sopiva aikaikkuna riippuu täysin yrityksen liiketoiminnasta ja sen ennustettavuudesta.
Rullaavassa budjetissa ennalta määritetyn mittainen aikaikkuna liukuu aikajanalla tilikausista riippumatta. Ennustekauden loppuun lisätään uusia kuukausia samaan tahtiin kun toteumalukuja syntyy, jolloin se tarjoaa päätöksentekijöille aina mahdollisimman tarkan näkemyksen lähitulevaisuudesta, jatkuvasti päivittyvän ennusteen muodossa.
Useimmissa yrityksissä rullaava budjetti ei korvaa vuodenvaihteessa laadittua vuosibudjettia, vaan se toimii tarkentavana ennusteena, jota päivitetään budjettikauden sisällä
Usein vain yksi versio
Rullaavalle budjetille on tyypillistä, että ennusteversioita ei ole useita vaan samaa ennustetta päivitetään pitkin vuotta. Toinen yleinen ennustamistapa on laatia uusi versio jokaisen ennustekerran yhteydessä. Yritys saattaa esimerkiksi laatia uuden ennusteen jokaiselle kvartaalille, jolloin ennusteversioita voidaan raportoida ja vertailla keskenään.
Rullaava ennuste on selkeä vaihtoehto ennusteiden versiohallinnan kannalta, koska samaa ennustetta voidaan päivittää jatkuvasti.
Rullaavan budjetin on oltava ketterä
Jotta rullaava budjetointi juurtuu organisaation toimintatapoihin, prosessin on oltava kevyt.
Rullaavan budjetin pohjana voidaan käyttää esimerkiksi vuodenvaihteessa laadittua vuosibudjettia, johon päivitetään tuoreet näkemykset myynnin kehityksestä ja muista tiedossa olevista muutoksista. Silloin tällöin suurten linjojen maalailuun kannattaa käyttää aikaa, mutta usein päivittyvän rullaavan budjetin päivityksen tulee olla jouhevaa ja suoraviivaista.
Tässä muutama vinkki, jotka kannattaa ottaa huomioon rullaavan budjetoinnin prosessia suunniteltaessa:
- Mitkä ovat liiketoimintasi kannalta oleelliset muuttujat?
- Useimmiten ainakin myyntiennusteen jatkuva päivittäminen on välttämätöntä. Mieti tarkkaan, mitkä tekijät ovat kriittisiä oman liiketoimintasi kannalta.
- Kuinka usein rullaavaa budjettia päivitetään?
- Ketkä ovat mukana budjetointiprosessissa?
- Hyödynnä organisaatiosi näkemys mahdollisimman laajasti.
- Varmista, että jokainen henkilö tietää, mikä tieto hänen pitää syöttää ja mihin?
- Rakenna budjetointijärjestelmäsi siten, että aikaa ei kulu oikeiden tietojen etsimiseen ja taulukoiden selaamiseen.
- Vältä manuaaliset työvaiheet hyödyntämällä saatavilla olevaa teknologiaa
Excel on hyvin yleinen budjetointityökalu. Rullaavassa budjetoinnissa se on kuitenkin hyvin työläs, koska toteumaluvut joudutaan yleensä tuomaan ennusteiden rinnalle talousjärjestelmistä manuaalisesti.
Finazilla helpottaa rullaavaa budjetointia
Rullaava budjetointi ja ennustaminen ovat nousseet monissa yrityksissä yhdeksi Finazillan suurimmista hyödyistä. Usein yritykset ottavat meihin yhteyttä automatisoidakseen budjettiseurannan tai ennustaakseen kassavirtaa. Näiden asioiden lisäksi usein mainitaan, että rullaava budjetointi olisi hieno lisä.
Rullaavaa budjetointia pidetään usein tavoitetilana, joka siintää jossakin tulevaisuudessa, kunhan vuosibudjetointi ja budjettiseuranta saadaan ensin kuntoon.
Rullaavat budjetit syntyvät Finazillassa hyvin helposti. Monissa yrityksissä rullaavaan budjetointiin voidaan siirtyä heti Finazillan käyttöönoton jälkeen, vaikka se olisi asetettu pidemmän aikavälin tavoitteeksi.
Finazillan käyttäjänä et joudu poimimaan tietoja eri järjestelmistä tai taulukoista. Finazilla kokoaa tiedot, jotta sinä voit keskittyä oleelliseen, eli ajantasaisten rullaavien budjettien ja ennusteiden laatimiseen.
