Yritysten budjetointi- ja ennusteprosesseja on mahdollista tehostaa sitouttamalla niihin henkilöstöä riittävän laajasti.
Budjettien, ennusteiden ja skenaarioiden on tarkoitus kuvata koko organisaation tulevaisuuden tavoitteita ja suunnitelmia, joten henkilöstön laajamittainenkin sitouttaminen on usein perusteltua.
Jopa suurehkoissa yrityksissä budjetit ja ennusteet saattavat syntyä vain muutaman henkilön toimesta, eikä ole täysin poikkeuksellista, että talous- tai toimitusjohtaja tekee budjetin yksin.
Ihmisten mukaan ottaminen budjetointi- ja ennusteprosessiin voi tuoda yritykselle useita hyötyjä. Ensinnäkin yrityksen johto saa kerättyä arvokasta näkemystä organisaatiosta. Lisäksi suuri osa ihmisistä haluaa tulla kuulluiksi ja olla osana tavoitteiden asettamista.
Toisaalta budjetointi- ja ennusteprosessin hajauttamisen organisaatioon tulee tukea yrityksen tavoitteita, eikä hajautettu prosessi ole välttämättä aina tavoiteltu tila. Tärkeintä on, että budjetointi- ja ennusteprosessi on yrityksen ja sen tavoitteiden näköinen.
Hyödynnä organisaation näkemys riittävän laajasti
Kokoa tietoa ja näkemystä
Silloin kun budjetointi ja ennustaminen hoidetaan tosi pienen porukan toimesta, yritykseltä jää hyödyntämättä valtava määrä arvokasta tietoa ja näkemystä. Tämä tieto ja näkemys saatetaan korvata silkoilla olettamuksilla.
Saatetaan esimerkiksi olettaa, että asiat tulevat jatkossakin menemään vanhoilla tutuilla raiteilla, vaikka todellisuudessa kentällä olisi näkyvissä muutosta. Toisaalta saatetaan varautua muutokseen, jota ei oikeasti ole tulossa. Tämän takia organisaatio kannattaa ottaa mahdollisimman laajasti mukaan budjetointiin, ennustamiseen ja tavoitteiden asettamiseen.
Kasvata työn merkityksellisyyttä kuuntelemalla
Toinen tosi tärkeä näkökulma tähän asiaan on henkilöstön näkökulma. Suurin osa ihmisistä haluaa, että heidän näkemyksensä huomioidaan.
Kun ihmiset otetaan mukaan budjetointi- ja ennusteprosessiin sekä tavoitteiden asettamiseen, yrityksen tavoitteista tuleekin ihmisten tavoitteita. Tällä voi olla tosi merkittävä vaikutus siihen, miltä oma työ tuntuu.
Myyntitiimin sitouttaminen tavoitteiden asettamiseen on hyvä alku
Useimmiten laajimmin budjetointiin ja ennustamisen sitoutettu funktio on myynti. Tämä ei sinänsä ole ihme, koska ainakin useimpien osakeyhtiöiden budjetointi ja ennustaminen alkaa tuloslaskelman yläpäästä eli myynnistä ja muuta liiketoiminta saatetaan suhteuttaa myynnin tavoitteisiin. Toisaalta on syytä mainita, että prosessi voi tietenkin lähteä liikkeelle myös mistä tahansa muusta näkökulmasta.
Vaikka myynnin sitouttaminen prosessiin onkin usein hyvä alku, kannattaa myös muiden funktioiden ja henkilöiden mukaan ottamista harkita ja parhaimmillaan mukana voi olla kaikki organisaation funktiot ja esimiehet johdosta tuotantoon.
Vinkki: Budjetointiprosessia hajautettaessa on hyvä pohtia, mitkä ovat yrityksen pullonkaulat sen edetessä kohti tavoitteita ja sitouttaa näistä toiminnoista vastaavat henkilöt prosessiin. Monelle yritykselle kasvun ja tavoitteiden saavuttamisen pullonkaula saattaa olla esimerkiksi osaavien ihmisten löytäminen, jolloin rekrytoinneista ja HR:stä vastaava tiimi on mahdollisesti syytä ottaa mukaan prosessiin.
Valitse sopivat työkalut hajautettuun budjetointiin ja ennustamiseen
Se, että budjetit ja ennusteet syntyvät usein kovin pienen porukan toimesta on osittain myös työkalukysymys.
Me Finazillalla olemme kehittäneet ratkaisun, jolla organisaationne on helppo ottaa mukaan budjetointiin ja ennustamiseen sekä tavoitteiden asettamiseen. Finazillan avulla ihmiset pääsevät käsiksi niihin näkymiin, jotka ovat heidän työnsä kannalta merkityksellisiä. Toisaalta sellainen tieto, joka on tarpeellista pitää salassa voidaan rajata piiloon käyttöoikeuksien avulla.
Mikäli koette, että organisaationne kannattaisi sitouttaa ihmisiä enemmän budjetointi- ja ennusteprosessiin, meiltä löytyy siihen loistavat työkalut.