Viimeisen vuoden aikana yhä useampi Finazillaa koskeva yhteydenotto on liittynyt julkisen sektorin talousarvioiden laatimiseen. Useimmiten talousarvioiden laatimisesta vastaavat henkilöt haluat tietää pakottaisiko uuden järjestelmän hankinta heidät mukautumaan täysin uuteen budjetointitapaan. Vai olisiko vanhaa hyvää mallia kenties mahdollista toteuttaa jossakin modernimmassa työkalussa Excelin sijaan?
On tavallista, että talousarvio syntyy julkisen sektorin organisaatioissa hyvin pitkälle jalostuneen kaavan mukaan Excel-pohjia hyödyntäen. Omaa syvälle juurtunutta talousarvioinnin tapaa ei helposti lähdetä muuttamaan, koska prosessi on tullut tutuksi vuosien mittaan ja uuden tavan omaksuminen veisi aikaa.
Talousarvioinnista vastaava henkilö on tyypillisesti myös hyvin tietoinen Excel-työkalujen haasteista, kuten arviointivastuun jakamisesta organisaatioon ja toteumaseurannan ylläpitämisestä.
Alun perin rakensimme Finazilla -ohjelmiston erityisesti kasvuyritysten budjetoinnin ja jatkuvan ennustamisen tarpeisiin. Hyvin pian kuitenkin huomasimme, että julkisen sektorin organisaation useine budjetoijineen hyötyvät Finazillasta vähintään yhtä paljon.
Mikä on talousarvion ja budjetin ero? Käytännössä termit ovat synonyymejä, mutta niitä käytetään hieman erilaisissa organisaatioissa. Talousarvio-termi on vakiintunut käytettäväksi monissa julkisen sektorin organisaatioissa, kun taas budjetointi on yleisemmin käytetty termi yksityisellä sektorilla.
Tuttu talousarvio uudessa työkalussa
Olemme saaneet asiakkailta hyvää palautetta Finazillan kyvystä mukautua erilaisiin talousarvioinnin tarpeisiin. Useimmissa tapauksissa Excel on joskus aikoja sitten todettu ainoaksi tavaksi kuvata organisaation toiminta erilaisia räätälöityjä taulukoita hyödyntäen, eikä muihin vaihtoehtoihin ole tutustuttu.
Finazilla mahdollistaa talousarvion laatimisen siten, että eri toiminnot voidaan kuvata omina osabudjetteinaan, kuten myyntibudjetteina, henkilöstöbudjetteina, investointibudjetteina ja muina osabudjetteina, jotka ovat olleet osa aiempia talousarvioita.
Osabudjetit organisaation talousarviointitavan mallintamisen Finazillaan.
Talousarvio ei ole ainoastaan talouspäällikön vastuulla
Varsinkin marras- ja joulukuussa saan paljon yhteydenottoja huolestuneilta talouspäälliköiltä. Toisaalta he ovat helpottuneita siitä, että talousarvio on saatu parsittua kasaan Excelissä, mutta samalla he ovat huolissaan sen oikeellisuudesta.
Useimmissa tapauksissa kyse ei ole siitä onko talousarviossa virheitä, vaan siitä, kuinka suuria heittoja ne lopputulokseen aiheuttavat.
Tyypillisesti virheet syntyvät, kun useat henkilöt käyvät syöttämässä lukuja Excel-pohjiin ja vahingossa tai seurauksia ymmärtämättä muuttavat kaavoja. Toinen suuri virheen paikka on kun talouspäällikkö lopulta kokoaa suuren määrän tietoa valmiiksi talousarvioiksi.
Prosessi sisältää monen henkilön suorittamia manuaalisia työvaiheita, jolloin inhimilliset virheet ovat lähes väistämättömiä. Finazillassa kaavat ovat visusti suojassa virhelyönneiltä ja muiden ihmisten muokkauksilta. Myös linkitykset tietojen välillä ovat hallittuja.
Talousarvion toteumaseuranta voidaan automatisoida
Talousarvio ei useimmissa organisaatioissa ole kertaluontoinen jokasyksyinen rykäisy vaan talousarvion toteutumista seurantaan aktiivisesti ja uusia ennusteita laaditaan tarpeen mukaan. Vain harva henkilö organisaatiossa ymmärtää, kuinka paljon toteumaseurannan ennusteiden ylläpitäminen vaatii talouspäällikön työtä.
Excelissä rakennettu talousarvio ei valitettavasti ole ainakaan kovin helposti integroitavissa taloushallinnon järjestelmiin, vaan prosessi vaatii paljon käsityötä.
Finazilla on puolestaa mahdollista integroida osaksi yrityksen käyttämiä talousjärjestelmiä, jolloin talousarvion toteuman seuranta saadaan automatisoitua.
Tee ensi vuoden talousarvio helpommin ja hallitummin Finazillan avulla.
