Taas on se aika vuodesta, kun yrityksissä parsitaan kasaan tulevan vuoden vuosibudjetti. Tiedän, että monelle tämä jokasyksyinen rypistys on turhauttava ja urakka viedään maaliin hampaita kiristellen.
Turhautuneisuutta aiheuttaa se, että vuosi on monille organisaatioille hurjan pitkä aika ja kuukausien päähän ennustaminen tuntuu lähinnä arvaamiselta.
No, sitä se varmasti osittain onkin, mutta vuosibudjetin muodossa laadittu, sivistynyt arvaus voi olla päätöksenteon kannalta todella hyödyllinen työkalu.
Vuosibudjetti ja sen merkitys merkitys ymmärretään mielestäni usein väärin. Se yhdistetään helposti kankeaan päätöksentekoon ja byrokratiaan. Nyt on kuitenkin aika unohtaa tuo mielikuva, koska vanha kunnon vuosibudjetti on loistava tapa kirkastaa tulevan vuoden tavoitteet.
Osalle yrityksistä vuosibudjetti on luonnollinen tapa hahmotella yrityksen pitkän aikavälin tavoitteita, kun taas toiset ovat haudanneet tämän talousjohtamisen muinaisjäänteenä pidetyn hirviön kokonaan.
Kuin lapsuuden piirustuskirja
Jotta osaamme katsoa tätä jokasyksyistä mörköä uusin silmin, otan avuksi mielikuvan lapsuudesta.
Oliko sinulla lapsena piirustuskirja, jonka numeroituja pisteitä yhdistämällä syntyi kuvioita? Sellainen, jossa esimerkiksi yhdistämällä pisteet 1.-12. toisiinsa oikeassa järjestyksessä, kirjan sivulle muodostui nallen kuva.
Minusta yrityksen vuosibudjetissa on paljon samaa kuin noissa lapsuuden piirustustehtävissä.
Yrityksellä on oltava tulevalle vuodelle tiedossa selkeät pisteet, joiden kautta kulkemalla tavoiteltu kokonaisuus muodostuu. Vuosibudjetin tarkoituksena on piirtää mahdollisimman tarkka kuva tulevasta budjettikaudesta.
Vuosibudjetti on yrityksen kartta
Kun yrityksellä on selkeä päämäärä, reitillä pysyminen on huomattavasti helpompaa. Vuosibudjetissa määritetään yrityksen suunta tulevalle vuodelle. Vuosibudjetoinnissa suuntaviivoja voi luvan kanssa maalata melko suurella pensselillä, koska vuosi on pitkä aika ja se sisältää väistämättä paljon muuttujia. Tärkeintä on, että suunta on kaikille selvä.
Suuntaviivojen maalaaminen suurella pensselillä ei tarkoita sitä, että lukuja voisi heitellä vuosibudjettiin sattumanvaraisesti. Mieti tarkkaan, mistä liiketoimintasi koostuu ja kuvaa se mahdollisimman tarkasti. Finazillan Budjetointi & Ennustaminen on rakennettu siten, että liiketoiminnan kuvaaminen voidaan toteuttaa osabudjetteja hyödyntäen.
Vuosibudjetin osabudjettien laatimisessa kannattaa hyödyntää koko organisaation näkemystä mahdollisimman laajasti. Budjetointivastuun hajauttaminen organisaatioon on erinomainen tapa sitouttaa henkilöstöä yhteisiin tavoitteisiin ja samalla keräät kokoon tietoa läpi organisaation.
Muista olla johdonmukainen ja rehellinen itsellesi. Epärealistiset tavoitteet ohjaavat yritystä väärään suuntaan ja samalla koko budjetti päätöksenteon välineenä menettää merkityksensä.
Kaikilla menestyvillä yrityksillä on selkeä tavoite – ja yleensä myös budjetti
Moni ajattelee, että vuosibudjetti on pakollinen paha, joka tehdään syksyllä ja unohdetaan sitten kansion pohjalle. Näin asian laita kieltämättä usein on.
Toisaalta on tärkeää muistaa, että vuosibudjetti on yleensä vain osa yrityksen talousjohtamisen prosessia. En usko, että vuosibudjetti ilman aktiivista seurantaa ja vuoden aikana laadittuja ennusteita ajaa asiaansa päätöksenteon työkaluna enää tänä päivänä valtaosassa yrityksiä.
Pelkkä kaunis ajatus kasvusta ei riitä
Yrityksen tavoitteena voi olla esimerkiksi kasvaa Suomen merkittävimmäksi talousohjelmistojen toimittajaksi vuoteen 2020 mennessä. Tavoite on ihailtava, mutta se ei ole riittävän konkreettinen. Seuraavaksi on tehtävä selkeä suunnitelma, jossa kuvataan kuinka sinne päästään.
Mikä voisi olla parempi tapa kuvata tavoite konkreettisesti kuin vuositasolla laadittu budjetti?
Suunnitelman on oltava niin konkreettinen ja yksityiskohtainen, että jokainen myyntimies tietää aamulla töihin lähtiessään, paljonko kauppaa on tultava. Tämä ei kuitenkaan missään tapauksessa tarkoita sitä, että ennustamisen tarvitsisi olla kankeaa tai aikaa vievää.
Tee asia mahdollisimman helpoksi hiomalla budjetointiprosessi kuntoon ja valitsemalla itsellesi sopivat työkalut. Tärkeintä on, että suunnitelma on johdonmukainen ja on äärimmäisen tärkeää asettaa tavoitteet realistiselle tasolle. Korkealle, mutta ei tavoittamattomiin.
Uskalla muuttaa reittiä tarvittaessa
Kun kaunis ajatus kovasta kasvusta siirretään vuosibudjetin muotoon, saattaa alkuperäinen tavoite tuntua liian kovalta tai joskus jopa liian helpolta saavuttaa. Vuosibudjetin laatimisessa oleellista on, että sen saavuttaminen on mahdollista.
Vuosibudjetti laaditaan ennen kaikkea itselle, joten epärealistiset tavoitteet osuvat aina omaan nilkkaan. Muista, ettet myöskään päästä itseäsi ja organisaatiotasi liian helpolla.
